APV - proces og redskaber

I dag er alle virksomheder omfattet af kravet om at udarbejde ArbejdsPladsVurdering, APV. Det er den øverste ledelse, der er ansvarlig for, at der udarbejdes APV. På de enkelte institutter/centre er det institut-/centerlederen der har ansvaret for, at der gennemføres APV.

Der stilles ikke specielle krav til den metode man anvender, men der er en række krav til indholdet. Samtidig er det et krav, at arbejdsmiljøgrupperne inddrages ved planlægning, gennemførelse og opfølgning. Så inden processen sættes i gang, skal ledelsen og sikkerhedsgruppen i fællesskab planlægge forløbet. Det er vigtigt, at så mange medarbejdere deltager i kortlægningen.

Pr. 1. januar 2005 er det blevet et lovkrav, at sygefravær skal indgå i APV. Med udgangspunkt i det samlede sygefravær skal det vurderes, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der kan være medvirkende til sygefraværet.

Følgende faser skal gennemføres:
Kortlægning og identifikation
Her skal hver medarbejder registrere de arbejdsmiljøproblemer, vedkommende oplever i forbindelse med det arbejde vedkommende udfører. Det er meget vigtigt, at man kun angiver de problemer, man selv har. Kortlægningen skal kun gennemføres en gang. Såfremt man senere konstaterer nye problemer, så skal de noteres på handlingsplanen.

Beskrivelse, vurdering og årsagsanalyse
Her skal arbejdsmiljøgruppen bearbejde de problemer der er registreret ved kortlægningen. Det er vigtigt, at der bruges tid på at finde årsagerne til problemerne. Nogle gange viser det sig, at problemet er et helt andet end det, der er angivet.

Prioritering samt udarbejdelse af handlingsplan
Når problemerne er analyseret og beskrevet udardejdes handlingsplanen. Handlingsplaner skal fra 2009 laves i det elektroniske system Defgo. I højre side findes link til vejledning i brug af Defgos handlingsplanmodul samt en wordskabelon af handlingsplanen, som kan være god at have ved siden af sig, når man udfylder handlingsplanen i Defgo på nettet. Der oprettes en handlingsplan for hvert problem. I handlingsplanen:

- beskrives problemet.
- noteres det, hvilke handlinger der skal udføres for at løse problemet. Der kan være handlinger på både kort og lang sigt.
- angives tidspunktet for, hvornår problemet skal være løst
- noteres det, hvem der er ansvarlig for, at løsningen gennemføres.

APV er en kontinuerlig proces, der aldrig bliver færdig. Når handlingsplanen er udarbejdet, er den det materiale, der arbejdes med fremover. Den skal ajourføres løbende. Det vil sige, at det skal noteres, hvorvidt problemerne bliver løst som angivet eller ej. Det er også her, at eventuelle nye problemer skal registreres og bearbejdes. Handlingsplanen skal være tilgængelig for alle medarbejdere.