Sådan opslår og besætter vi stillinger ved LIFE

Denne vejledning supplerer ’Retningslinier vedrørende rekruttering og ansættelse på Københavns Universitet’  og beskriver særlige procedurer for stillingsopslag og -besættelse på LIFE.

 

Hvad skal opslaget indeholde?

Hvordan er proceduren for opslag?

Hvor kan vi annoncere?

Tidsfrister

Høring af TR

Hvem indrykker og hvem betaler?

Hvordan forhandler vi løn ved ansættelsen?

Husk personaleskema

Det gode afslag 

 

Hvad skal opslaget indeholde?

HR har udarbejdet en række skabeloner for de enkelte stillingskategorier. Skabelonerne skal anvendes ved opslag af stillinger med tjenestested ved LIFE.

Hvor der i skabeloner er angivet //, er indholdet valgfrit eller må afpasses efter den aktuelle stilling.

For TAP-stillinger er rammerne forholdsvis frie, og instituttet har mulighed for at tilpasse stillingsopslaget. Det er dog vigtigt, at hovedoverskrifterne fra skabelonen indgår i et endelige opslag.

 

For VIP-opslagene er der udarbejdet skabeloner for de stillingskategorier, vi benytter på LIFE. Det er her vigtigt at skabelonen benyttes, idet stillingsopslaget danner baggrund for bedømmelsen.

 

Brug stillingsbeskrivelser
Stillingsbeskrivelser er et centralt personalepolitisk redskab både for ledelse, medarbejder og tillidsrepræsentant. LIFE’s ledelse opfordrer derfor til, at der udarbejdes stillingsbeskrivelser for alle medarbejdere, og at disse anvendes og revideres aktivt ved ansættelser, MUS, lønforhandlinger, diskussioner om arbejdets tilrettelæggelse, ressourceplanlægning, planlægning af kompetenceudvikling m.v.

Efter aftale med HK samt 3F skal der foreligge stillingsbeskrivelser for alle disse medarbejdere på LIFE. Stillingsbeskrivelser udarbejdes på en særlig skabelon og skal vedlægges stillingsopslaget. Se også vejledningen til stillingsbeskrivelser.

 

LT besluttede den 16. september 2009, at institutlederen på alle AC-TAP forskerstøttefunktioner skal udarbejde en stillingsbeskrivelse. Denne vedlægges stillingsopslaget ved fremsendelsen til HR. Hvis stillingen ikke slås op, skal stillingsbeskrivelsen vedlægges personaleskemaet."

 

Tilbage til toppen

 

Hvordan er proceduren for opslag?

HR har lavet en 'Huskeseddel' , der sikrer, at HR og Budget får alle relevante oplysninger til brug for opslag af stillingen.

Huskesedlen skal bruges til opslag af alle stillinger undtagen professorstillinger.

1. Instituttet og bevillingshaveren udarbejder et stillingsopslag. Brug HR’s skabeloner.
2. Opslaget og huskesedlen sendes til HR i papirform.
   Opslaget oprettes i PeopleXS. Se vejledning. 
3. Instituttet sender TAP-opslaget til høring hos relevant TR via PeopleXS.
4. HR gennemgår opslaget og sikrer, at det opfylder de formelle krav.
5. HR sørger for opsætning og indrykning i de ønskede medier.

Ansøgningsfristen fastsættes altid minimum 14 dage efter sidst udkomne medie.

 

Tilbage til toppen
 

 

Hvor kan vi annoncere?

På LIFE anvender vi normalt en af følgende former for indrykning i trykte medier:

• Henvisningslinie
• Kort stillingsopslag
• Stillingsopslag

Vi annoncerer derudover på www.jobportal.ku.dk, og alle statslige institutioner skal indrykke samtlige stillingsopslag på internetportalen www.jobnet.dk.

KU forbeholder sig ret til at indrykke ét samlet opslag fra KU, såfremt der er flere stillinger til en udgave af et trykt medie.

LIFE har som mål at øge antallet af internationale medarbejdere. Derfor skal professorater, lektorater og seniorforskerstillinger altid opslås internationalt. HR anbefaler, at stillinger på adjunktniveau ligeledes opslås internationalt.

Henvisningslinie
En henvisningslinie er en angivelse af stillingsbetegnelsen, et såkaldt kviknummer og ansættelsessted. Den trykkes i MetroExpress eller Berlinske Tidende den første søndag eller onsdag efter, at stillingen er indrykket på www.jobnet.dk.

Kort opslag
Et kort opslag er en overskrift, som skal fange potentielle ansøgeres interesse, samt en kort beskrivelse af stillingen. Udover overskriften og henvisning til en hjemmeside indeholder henvisningsannoncen KU´s logo samt 1 billede. Potentielle ansøgere kan finde det fulde opslag på LIFE’s hjemmeside.

Stillingsopslag
Stillingsopslaget er det komplette opslag med samtlige relevante oplysninger om stillingsindhold, løn- og ansættelsesvilkår m.v. 

 

Tilbage til toppen

 

Tidsfrister

HR skal have opslaget mindst 5 arbejdsdage før, der er frist på mediabureauet.

 

Tilbage til toppen

 

Høring af TR

Alle TAP-opslag skal sendes til den relevante TR til kommentering inden annoncering. Fremsendelse af opslaget til TR skal ske, inden opslaget sendes til HR. TR har op til 3 arbejdsdage til at komme med kommentarer. Hvis der ikke findes en TR på LIFE skal opslaget sendes til den relevante fællestillidsrepræsentant på KU. Findes der hverken en TR på LIFE eller en fællestillidsrepræsentant, fremsendes opslaget blot til HR.

Har TR kommentarer til opslaget, sendes disse med til HR. Instituttet bedes redegøre for, hvordan instituttet forholder sig til TR’s kommentarer.

 

Kontaktliste for TR på LIFE

 

 

Tilbage til toppen

 

Hvem indrykker og hvem betaler?

På LIFE er det HR, der sørger for indrykning af alle stillinger via mediabureau. 

Fakultetet betaler for opslag af finanslovsfinansierede stillinger i denne udstrækning:

 

TAP-stillinger	Opslag på www.jobnet samt kort opslag i 1-2 dag/fagblade
Elevstillinger	Opslag på www.jobnet.dk samt kort opslag i 1-2 dag/fagblade
VIP-stillinger	Opslag på www.jobnet.dk samt kort opslag i indtil 1-2 dag/fagblade
Professorater	Opslag på www.jobnet.dk samt kort opslag i 1-2 fag/dagblade og/eller 1-2 internationale fagblade

Yderligere annoncering betales af institutterne selv. 

 

Tilbage til toppen

 

 

Hvordan forhandler vi løn ved ansættelsen?

Lønniveau og stillingsopslag

I stillingsopslag oplyses basislønnen, eventuelle stillingstillæg eller forhåndsaftalte tillæg og om der er mulighed for at forhandle yderligere løntillæg.

 

Besættes en stilling uden opslag, forhandles lønniveauet med TR eller organisationen.

 

Forventningsafstemning om lønniveau ved ansættelsessamtaler

Inden ansættelsessamtalen undersøges hvilke rammer (centrale og lokale), der er for lønniveauet i stillingen. Det kan være relevant at inddrage tværgående lønstatistik i forhold til stillingen. HR rådgiver gerne.

 

Under ansættelsessamtalen kan der spørges om ansøgerens forventninger til lønniveau. Det er vigtigt ikke at love mere end man kan holde jf. rammerne for lønniveauet, og det er vigtigt at understrege, at der alene er tale om en forventningsafstemning - ikke en lønforhandling.

 

Lønforhandlingen

Forhandlingen om lønnen sker med TR eller organisation efter ansættelsessamtalen. Ledelsen har ikke indflydelse på, hvordan TR eller organisationen kontakter ansøgeren som led i lønforhandlingen.

 

Forslag fra ledelse og organisation om tillæg kan fx tage udgangspunkt i stillingsbeskrivelsen, basislønnen, ansøgerens kvalifikationer, rekrutteringsbehov mv.

 

Tillæg kan begrundes med udgangspunkt i kriterier i Københavns Universitets lønpolitik, Københavns Universitets lønaftaler eller LIFE's lønaftaler.

 

Lønforhandlingen skal så vidt muligt være afsluttet, inden medarbejderen tiltræder stillingen, og eventuelle lønaftaler skal fremgå af ansættelsesbrevet. Ansættelsesbrevet skal sendes til medarbejderen før tiltrædelse.

 

Hvis lønforhandlingen ikke er afsluttet, inden ansættelsesbrevet sendes, vil medarbejderen blive aflønnet i henhold til stillingsopslaget. HR sørger for, at det fremgår af ansættelsesbrevet, at der er en lønforhandling i gang.

 

Ifølge gældende lovgivning skal det endelige ansættelsesbrev være sendt senest en måned efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt.

 

Afslutning af lønforhandlingen

Institutlederen kan selv forhandle tillæg (indenfor de aftalte delegationsrammer på lønområdet) eller bede HR om at deltage i forhandlingen.

 

Alle lønaftaler til nyansatte indgås på et særligt tillægsskema, som du også kan finde på Medarbejderportalen under HR > Ansættelse > Løn.

 

Tilbage til toppen

 

Besættelse af stillinger uden opslag

I særlige tilfælde kan stillinger besættes uden at stillingen har været annonceret i et opslag. Det er som hovedregel muligt at besætte alle stillinger undtagen ph.d.-stillinger i op til et år uden opslag. Ved tvivl kontakt HR-LIFE.

 

Af KU's retningslinjer om rekruttering og ansættelse afsnit 4 fremgår det: "Ved besættelse af TAP-stillinger uden opslag forhandles lønniveau med tillidsrepræsentanten, inden der træffes beslutning om stillingens besættelse." Instituttet bedes derfor forhandle med LIFE TR ved at fremsende stillingsbeskrivelse samt forslag til lønniveau til tillidsrepræsentanten. Instituttet kan give en frist for besvarelse.

 

Instituttet bedes fremsende dokumentation for forhandling af lønniveau med tillidsrepræsentanten, når personaleskema med bilag fremsendes til HR-LIFE.

 

Se desuden afsnittet om lov om tidsbegrænset ansættelse samt LIFE's samlede oversigt over stillingsstruktur, ansættelsesbekendtgørelse og regler om tidsbegrænset ansættelse.

 

 

Husk personaleskema

Personaleskemaet udfyldes af instituttet.

Forsiden af personaleskemaet sender instituttet til den nye medarbejder, som udfylder skemaet og returnerer det til instituttet. Instituttet bedes udfylde og underskrive på personaleskemaets side 2, som accept af medarbejderens oplysninger.

HR skal have modtaget hele pesonaleskemaet samlet, mindst 14 dage før ansættelsen skal træde i kraft.

En forlængelse er i princippet en ny ansættelse, og derfor skal instituttet udfylde et personaleskema. I behøver kun at udfylde den del af skemaet, der er relevant, dog altid cprnr. og navn. Instituttet bedes indhente medarbejderens underskrift på pesonaleskemaet, som accept af forlængelsen.

 

Det gode afslag

Når en ansøger har lagt billet ind på en stilling på LIFE, er det fordi, at vedkommende enten ved sit kendskab til eller umiddelbare indtryk af LIFE har fundet fagmiljøet og arbejdspladsen attraktiv og har haft lyst til at udforske det nærmere.

Selvom om ansøgeren ender med ikke at få den søgte stilling, er det vigtigt, at vedkommende bevarer det gode indtryk af LIFE. Det er en væsentlig del af LIFE´s branding. Derfor kan det betale sig at investere lidt tid og omtanke på fortsat at give en god behandling blandt andet ved at give et ordentligt og brugbart afslag.

 

PeopleXS indeholder allerede standardsafslag til både kvalificerede og ikke-kvalificerede ansøgere, men ansøgere der har været til samtale skal kontaktes personligt og have en mundtlig tilbagemelding, inden vi sender dem et standardsafslag. Et afslag pr. telefon virker mere personligt og anerkendende end et afslag pr. brev eller e-mail, og giver dig mulighed for at sætte flere ord på end, hvad der forekommer naturligt i et brev.

Tak først og fremmest for en god samtale. 
Fortæl med det samme, at ansøgeren desværre ikke har fået stillingen. 
Fremhæv det, som du anså positivt ved ansøgeren, dels fra ansøgningen, dels fra samtalen. 
Forklar dernæst hvad der er årsag til, at ansøgeren ikke får stillingen. De fleste ansøgere vil hellere have et ærligt frem for et ligegyldigt svar. Brug f.eks. vendinger som
o ”Det var mit indtryk at…”
o ”Ansættelsesudvalget hæftede sig ved at…”
o ”Umiddelbart tror jeg ikke, at…”

Til din egen forberedelse – og med hjælp fra noter fra samtalen – kan du tænke over:
• Hvad gjorde et godt indtryk på mig…
• Hvad gjorde et mindre godt indtryk på mig…
• Hvad undrede mig…
• Hvad var jeg i tvivl om…
• Hvad bekymrede mig… 

Dit svar kan hjælpe ansøgeren i sin fortsatte jobsøgningsproces, men husk på, at det du fortæller ansøgeren, er dit eget indtryk og ikke nødvendigvis ”sandheden” om ansøgeren. 
 

 

Tilbage til toppen