Vejledning til institutlederen - rekruttering af lektorer og seniorforskere
Procedure
Stillingsbeskrivelsen
Stillingsopslaget
Sammensætning af bedømmelsesudvalg
Samtaler
Indstilling til dekanen
Tilbud om ansættelse
Afslutning af rekrutteringsforløbet
Når du skal opslå et lektorat eller en seniorforskerstilling, er det en god idé at orientere sig i denne vejledning. Du er velkommen til at kontakte HR for vejledning om rekrutteringsprocessen fra A-Z – et kort møde eller en snak på telefonen kan være en god investering.
Du skal udarbejde en stillingsbeskrivelse og et stillingsopslag. Det er naturligt at inddrage den relevante faggruppe/faggruppeleder i skrivearbejdet. I kan også benytte LIFEs job-analyseværktøj i jeres forberedelse.
Når beskrivelsen og opslaget er klar, og du har taget stilling til
- hvor opslaget skal bringes.
- hvornår stillingen ønskes besat
skal du udfylde skabelonen '02 Til Dekanen om godkendelse af lektoropslag' i PeopleXS og sende mailen til dekanen på til godkendelse. Dekanen skal godkende/afvise inden for en uge.
Når den endelige stillingsbeskrivelse og opslag ligger klar, sørger HR for opslag af stillingen via mediebureau. Samtidig skal I på instituttet distribuere opslaget i faglige netværk og på relevante mailing-lister.
Stillingsbeskrivelsen skal beskrive stillingens funktioner, ansvarsområder og placering i organisationen. Stillingsbeskrivelsen er ikke statisk, men udvikles over tid i takt med at opgaverne forandres. For den enkelte medarbejder kan stillingsbeskrivelsen anvendes som dialogværktøj i forbindelse med MUS-samtaler og organisationsændringer.
Stillingen opslås med kort opslag i indtil 3 medier. Med medier menes både trykte og elektroniske medier. Stillingsopslaget opslås på KU’s jobportal samt på Job i staten. Instituttet opfordres herudover til at distribuere opslagene på relevante hjemmesider, netværk, mailinglister m.v.
Stillingsopslaget skal være præcist og entydigt. Stillingsopslaget er nemlig det formelle grundlag for det fagkyndige bedømmelsesarbejde. Stililngen må dog ikke beskrives så specifikt, at kvalifikationskravene reelt kun kan opfyldes af en enkelt person.
Når ansøgningsfristen er udløbet, sender HR dig ansøgernes navne og links til ansøgningsmaterialet.
NB: TAVSHEDSPLIGT
Du har lige som alle andre, der involveres i ansættelsesprocesser, tavshedspligt om sagen, indtil den er afsluttet. Tavshedspligten omfatter identiteten af ansøgerne samt antallet af ansøgere. Først når den nye medarbejder har underskrevet genparten til ansættelseskontrakten, bortfalder fortrolighed om denne ansøgers identitet. Tavshedspligten består for så vidt angår resten af ansøgerfeltet, også efter at ansættelsessagen er afsluttet.
Det er nu din opgave at give forslag til sammensætning af et bedømmelsesudvalg.
Instituttets forslag til bedømmelsesudvalgskal indtastes i PeopleXS. Du skal også uploade eller henvise til eksterne medlemmers CV og publikationslister. Aftal med HR frist for bedømmelsesudvalgets arbejde. HR forelægger dit forslag til sammensætning af bedømmelsesudvalget til godkendelse i Akademisk Råd.
Da beslutningen om stillingens besættelse jf. ansættelsesbekendtgørelsens § 7, skal være truffet senest seks måneder efter ansøgningsfristens udløb, får bedømmelsesudvalget normalt mellem to og fire måneder til at afgive indstilling. Fristens længde kan afhænge af antallet af ansøgere. En forlængelse af fristen for bedømmelsesudvalgets arbejde skal begrundes og forelægges for dekanen gennem HR.
Bedømmelsesudvalget skal bestå af fem medlemmer, hvoraf mindst tre medlemmer skal være ansat uden for KU. Et af medlemmerne udpeges som formand for udvalget. Der skal tages hensyn til en afbalanceret sammensætning af kvinder og mænd. Medlemmerne skal være sagkyndige inden for stillingens område på mindst lektorniveau.
Et af de to interne medlemmer skal vælges fra listen over UU-repræsentanter. UU-repræsentanten indgår i bedømmelsesudvalget på lige fod med de andre medlemmer, men har udover det almindelige faglige bedømmelsesarbejde som opgave at have særlig fokus på ansøgernes pædagogiske kvalifikationer.
For at sikre en smidig rekrutteringsproces bør institutlederen allerede når stillingen opslås, sammen med faggruppelederen overveje sammensætningen af bedømmelsesudvalget, kontakte mulige medlemmer, invitere dem til at indgå i arbejdet og eventuelt fremskaffe CV’er. Det vil nedbringe tidsforbruget senere i rekrutteringsforløbet.
Ved ansøgningsfristens udløb skal institutlederen gennemgå CV og publikationsliste fra ansøgerne og sammenligne disse med det påregnede bedømmelsesudvalg for at afdække eventuelle habilitetsproblemer.
Er der tvivl om et potentielt udvalgsmedlems habilitet, skal spørgsmålet forelægges for HR.
Når bedømmelsesudvalget har fuldført sit arbejde, og du har godkendt bedømmelserne, skal du beslutte, hvilke af de kvalificerede ansøgere, du ønsker at indbyde til jobsamtale. Hovedformålet med ansættelsessamtalerne er at afdække ansøgernes kompetencer ud over hvad der fremgår af ansøgningen og bedømmelsen.
Samtaleudvalget skal bestå af følgende repræsentanter:
- Institutlederen (formand for udvalget)
- Formanden for bedømmelsesudvalget
- Faggruppelederen
- Relevant studieleder
Du kan vælge at supplere udvalget med en medarbejderrepræsentant.
Se Samtaleguide
Hvem indbydes?
Det er LIFEs politik, at minimum tre kvalificerede ansøgere indbydes til samtale.
Særligt om udenlandske ansøgere
Er der udenlandske ansøgere til stillingen, bør du overveje en række særlige tiltag i forbindelse med invitation til samtalen.
Du kan henvise til den service, der ydes fra ISM. Det kan også være en god idé at invitere ansøgeren på en rundvisning på instituttet i forbindelse med samtalen og besøget i Danmark. Jo tidligere i rekrutteringsprocessen ansøgeren får god indsigt i forholdene i Danmark, på KU og på instituttet, jo bedre.
På baggrund af samtalerne skal du indstille til dekanen, hvem du ønsker ansættes i stillingen. Du beslutter selv, hvordan du i løbet af samtalerne vil samle op på samtaleudvalgets bemærkninger og vurderinger, men du skal i din indstilling gøre det klart, hvilke kvalifikationer der er lagt vægt på og hvori forskelle mellem ansøgerne ligger. Indstillingen skal være så tilpas detaljeret, klar og udtømmende, at det er muligt at følge tankegangen fra præmisser til konklusion.
Når du beslutter, hvem du ønsker at ansætte, må du ikke tage hensyn til:
- helbredsforhold, medmindre det er begrundet i stillingens indhold
- race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap, eller national, social eller etnisk oprindelse
- medlemskab eller manglende medlemskab af en bestemt fagforening.
Handicappede ansøgere har en særlig ret til at komme til samtale. Kontakt HR for yderligere information.
Husk i øvrigt at mangfoldighed og ligestilling er en del af KU´s personalepolitiske grundprincipper.
Du indstiller til dekanen om besættelse af stillingen ved at fremsende mailen '26 Indstilling til dekanen om lektoransættelse' via PeopleXS. Dekanen har en uges svarfrist.
Tilbud om ansættelse
Når dekanen har truffet beslutning, får du besked fra HR. Du kan nu tilbyde stillingen til kandidaten. Det kan f.eks. ske mundtligt og med oplysning om, at du fremsender et løntilbud pr. mail. Kontakt evt. HR og TR for lønforhandling.
Når kandidaten har accepteret løntilbuddet, og I har aftalt tiltrædelsestidpunkt, udarbejder HR en ansættelseskontrakt. Medarbejderen anmodes om at udfylde personaleskema.
Du skal kontakte de ansøgere, der har været til samtale men som ikke får jobbet, og orientere dem mundtligt/telefonisk om beslutningen:
Tak først og fremmest for en god samtale.
Fortæl med det samme, at ansøgeren desværre ikke har fået stillingen.
Fremhæv det, som du anså positivt ved ansøgeren, dels fra ansøgningen, dels fra samtalen.
Forklar dernæst hvad der er årsag til, at ansøgeren ikke får stillingen. De fleste ansøgere vil hellere have et ærligt frem for et ligegyldigt svar. Brug f.eks. vendinger som
o ”Det var mit indtryk at…”
o ”Ansættelsesudvalget havde mange overvejelser vedrørende....”
o ”Umiddelbart tror jeg ikke, at…”
Husk på, at det du fortæller ansøgeren, er dit eget indtryk og ikke nødvendigvis ”sandheden” om ansøgeren.
Herefter skal du fremsende formelt, skriftligt afslag til alle kvalificerede kandidater.
Henrik Thorsen, - siden er sidst opdateret d.18. juli 2011